POLITICA DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD Y
PROTECCION DE DATOS PERSONALES

Código: GGEN-PT-01

Texto sugerido: La dirección de nuestra web es: https://cotone.com.co.

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, nos
permitimos informar a nuestros clientes, proveedores, trabajadores y público en general, que se
encuentran incluidos en las bases de datos COTONE SAS y la cual ha sido recolectada en desarrollo de
su objeto social, con ocasión de la compra o venta de productos y servicios, y vinculación laboral
realizadas por la compañía, en medios electrónicos, físicos, lo siguiente:

1. Se entiende por Datos Personales, Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
   varias personas naturales determinadas o determinables.

2. Será Titular de Datos Personales, la persona natural cuya información personal sea almacenada en
las bases de datos de la compañía.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

COTONE S.A.S, es una empresa Colombiana fundada en 2024, dedicada a la confección de prendas de
vestir, a la comercialización de Elementos de Protección Personal y Asesorías e implementación en el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Dirección: Carrera. 115 No. 149 B 19, Suba – Bogotá D.C.
Teléfono Comercial: +57 300 4247391
Página Web: https://www.cotone.com.co

2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES.

Los Datos Personales tales como nombres y apellidos, número de identificación, género, fecha de
nacimiento, dirección de residencia, números de teléfono y celular y correo electrónico de los
trabajadores, ex trabajadores y/o candidatos en procesos de selección, clientes y/o proveedores, o
potenciales clientes y/o proveedores de servicios de y para la compañía son utilizados para el
cumplimiento del objeto social de la compañía y específicamente para:

Los datos personales de nuestros empleados suministrados en la hoja de vida durante el
respectivo proceso de selección y en el contrato de vinculación laboral, son utilizados para
para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de Gestión
Humana dentro de la Compañía, para el control interno de conocimientos y habilidades, para
cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que mantiene con la compañía,
integrar expedientes laborales, pago y administración de nómina; pago de beneficios, salarios y prestaciones, bonos, reembolsos, pensiones, verificar referencias personales y laborales,
contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.

Dar cumplimiento a las obligaciones laborales a cargo de la compañía.

Informar y emitir comunicados de tipo corporativo a los trabajadores, proveedores y clientes
de la compañía.

Remitir comunicaciones de interés para los trabajadores, proveedores y clientes de la
compañía.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Se informa a todos los titulares de los Datos Personales almacenados en la base de datos de la
compañía COTONE S.A.S. que los derechos que tienen sobre el tratamiento de dicha información
personal incluyen:

Cualquier otro otorgado en virtud de la ley o cualquier Resolución administrativa proferida por
el Gobierno o el Congreso sobre la protección de Datos Personales.

Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales almacenados en las bases de datos de la
compañía.

Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos Personales sean rectificados, modificados,
actualizados o eliminados.

Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus Datos Personales.

Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria
y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás
normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento
en las bases de datos de la compañía, en casos de vulneración de los derechos y garantías
constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales tal y como los mismos están almacenados
en las bases de datos de la compañía.

Exigir la confidencialidad y la reserva de los Datos Personales suministrados, de tal forma que
los mismos sean utilizados únicamente para los fines establecidos en las presentes Políticas de
Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales.

4. DATOS SENSIBLES.

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por la
compañía, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida
sexual, biométricos o datos de salud.

5. DATOS DE MENORES DE EDAD.

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con
autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa,
expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto
de consulta y verificación posterior.

6. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Información requerida por la compañía en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.

8. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar,
rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden
utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
Dirección: Carrera 115 No. 149 B 19, Suba – Bogotá D.C.
Teléfono Comercial: +57 300 4247391
Página Web: https://www.cotone.com.co

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones,
consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área
respectiva de la compañía responsable del Tratamiento.

9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos Personales
almacenados en las bases de datos de la Compañía y revocar la autorización de uso y almacenamiento
de dicha información personal, el Titular de los Datos Personales debe dirigir la solicitud o reclamo
respectivo a la información de contacto de los Directivos encargados de la protección y privacidad de
Datos Personales, dependiendo la naturaleza de la base de datos correspondiente.
Dicha solicitud o reclamo será objeto de respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su
efectiva notificación a la Compañía. Dicho término de respuesta podrá ser prorrogado por un periodo
igual antes del vencimiento del término inicial.

CONSULTA: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al
menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento
por parte de la compañía el titular de información podrá elevar una solicitud indicando la información
que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha
de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este
hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
RECLAMOS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el
Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un
reclamo ante la compañía, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente
se podrán ejercer por:

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad,
• Su representante, previa acreditación de la representación,
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
  Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa
  en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los
  medios habilitados por la compañía y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su
   representante con la respectiva autorización.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca
   ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos
   personales.
5. Dirección clara y completa donde se pueda dirigir la respuesta a la solicitud.
   El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
   siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
   Dicha solicitud o reclamo será objeto de respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su efectiva notificación. Dicho término de respuesta podrá ser prorrogado por un periodo igual antes del vencimiento del término inicial.
   En caso de que la solicitud o reclamo relacionado con el Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos
6. Personales guarde relación con varias bases de datos, el Titular deberá dirigir dicha solicitud o reclamo
7. a todos los Directivos encargados de la protección y privacidad de Datos Personales de cada una de las bases de datos relacionadas.

10. PUBLICIDAD Y MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

El uso y almacenamiento de los Datos Personales en las bases de datos de la compañía se efectuará
de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por la compañía para estos efectos y las
cuales se podrán siempre consultar por los Titulares de dichos Datos Personales en la página web
https://www.cotone.com.co Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y
Protección de Datos Personales de la compañía serán publicadas en la página web
https://www.cotone.com.co y será comunicada oportunamente a los Titulares de Datos Personales a
la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de la Compañía.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Se informa al Titular de datos Personales almacenados en las bases de datos de la compañía que se
adoptan las medidas de índole técnica, tecnológica y administrativa necesarias para garantizar la
seguridad de los Datos Personales y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

12. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales entrarán en
vigencia a partir del 17 de septiembre de 2024.


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